Verenigingen worden steeds professioneler. Tegelijkertijd zijn ze kwetsbaar, omdat er regelmatig – al dan niet verplichte – bestuurswisselingen zijn, en er vaak met vrijwilligers gewerkt wordt.
Juist voor verenigingen, waar men niet dagelijks bij elkaar aan het bureau zit is het extra belangrijk om richtlijnen te hebben over werkwijze en procedures.
Of het nu een duur ISO-handboek is, of een ‘eigen’ document, werkbeschrijvingen, een klachtenregeling en procesbeschrijvingen helpen bestuur en leden om meer structuur te krijgen en efficiënter te werken.
Dat scheelt een hoop zoeken in archieven en zorgt voor een eenduidig gezicht naar buiten.
Daarom maken wij voor onze klanten een handboek, waarin alle werkzaamheden, procedures e.d. waar een vereniging of stichting mee te maken heeft beschreven zijn. Vaak doen we dat in samenwerking met de secretaris en gebruikt de vereniging (delen van) het handboek ook, maar soms maken we zo’n handboek puur voor intern gebruik. Super efficiënt en continuïteit gegarandeerd!
Over zo’n handboek bestaan best wat misverstanden.
Bijvoorbeeld dat het een bureaucratisch en star document is dat alle flexibiliteit uit de werkzaamheden haalt omdat je alles wat je doet moet vastleggen en beschrijven.
Ja, in een handboek staan alle procedures en processen van de vereniging beschreven. Wij zien dat het daarmee juist een bijzonder waardevol instrument is, voor het bestuur, afzonderlijke commissies en zeker ook voor het secretariaat. Alleen al het opstellen van een handboek leidt tot veel inzichten en directe (proces)verbeteringen. Daarnaast blijft waardevolle informatie behouden, omdat deze toegankelijk is voor opvolgers.
Wil je meer weten over het opstellen van een handboek? Neem dan contact met ons op.
